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利用审计自动化提升业务质量和效率

发布时间:2013-09-23 来源:中国会计视野 阅读次数:

     国际会计师联合会(IFAC)中小事务所委员会委员菲尔˙考普斯威特(Phil Cowperthwaite)撰写了题为《提升小型企业审计业务质量和效率》的文章,建议通过小型企业审计业务自动化来提升审计质量和效率。文章全文如下:

  中小事务所通常承担小型企业的审计业务。在过去的几年里,审计环境变化巨大,审计业务日益复杂,财务报告准则修订频繁,这些巨变对中小事务所产生了重大影响。随着经济环境的恶化,客户为降低业务费用而不断向事务所施压,中小事务所的处境更加堪忧。最终,这一切将导致中小事务所越来越难以从审计业务中获取足够的利润

  但是,随着近年来科技的发展,流程的改进,审计业务自动化已经成为可能,这对于中小事务所而言是一个好消息,自动化可以帮助它们在提高审计质量的同时,提升审计工作效率,从而降低业务成本,确保足够的利润空间。

  提高审计质量

  通过小型企业审计业务的自动化,中小事务所有机会从事务所层面和个人执业层面同时提高审计业务的质量。在事务所层面,通过建立标准化的模板,确保每项审计业务的所有审计步骤都得以执行;在个人执业层面,可在每项审计业务执行之初,制定个性化清单,根据需要随时进行更新,并将其纳入个人的业务文档中。

  在业务执行过程中,文档自动化也可以显著地提高审计质量。当业务人员从一个应用程序向另一个应用程序导入数据时,自动化可以消除数据转换错误,同时尽量减少分组和算术错误。

  提示:由于每一项审计业务都是不同的,事务所应该确保每份文件都得到个性化处理。虽然,事务所通用模板能为执行业务提供一个良好的起点,但也仅仅只是一个起点而已。而业务人员在实现文档结构全面自动化的同时,也必须考虑行业特征、内部控制等个性化情况。

  提升审计业务效率

  审计工作的大部分有形成果,从一个文档到另一个文档,都非常相似:业务人员通常采用通用的文档结构和相似的清单及形式。此外,商业审计文档、电子表格、文字处理和数据库平台通常能够实现不同应用程序之间、不同客户文档之间数据快速、无缝地共享。虽然,上述功能对业务人员而言并不新鲜,但是如何才能最大化地利用它们的优势?每个小型实体都可以通过许多简单易行的方法来提升效率,但成功的秘诀在于创造性地进行应用,发挥自己的想象力。这里,提供几项建议供大家参考:

  业务准备阶段

  使用商业软件开展小型企业审计业务时,业务人员需要:

  1、即刻回顾去年的电子文档;

  2、致电或者电邮客户,讨论本年的审计时间安排,询问企业在过去一年时间里是否有重大事项或变化发生;

  3、如果企业在过去一年时间里没有发生任何重大事项或变化,向客户电邮一份《业务约定书》、一份《审计策略书》以及一份开展审计现场工作所需材料的清单。所有这些文档应提前准备好,并作为文档更新工作的一部分。

  业务处理和集成阶段

  完成业务准备阶段的工作后,业务人员应要求客户按照给定的格式,提供试算平衡表,以便将数据导入审计文档。

  现场工作阶段

  要实现小型企业审计业务的高效性和自动化,业务人员需要逐步推进以下工作:

  1.下户时确保所携带的审计文档已经进行了回顾和更新;

  2.与客户进行初步交流,更新审计工作安排;知悉客户所属行业、经营环境和实体控制措施在过去一年是否发生变化,如有,请加以书面记录;

  3.在试算平衡表的基础上,安排审计工作,进行重要性计算和样本规模计算;

  4.回顾多年来的账户分析资料(比如,毛利率等关键比率分析),所有这些工作都可以通过公式预设安排完成;

  5.打印所需的确认书,并请客户现场签署;

  6.检查相关性并完成业务清单所列事项(提示:执行审计业务时,业务人员应先进行专业判断,避免落入简单重复往年审计流程的陷阱。);

  7.起草与客户管理层进行沟通的重点内容,并根据《国际审计准则第260号——审计人员与管理层的沟通》(ISA 260)以及《国际审计准则第265号——内部控制缺陷的沟通》(ISA 265)要求,就发现的治理问题与客户进行现场沟通,确保所列事实无误。

  意见形成阶段

  1.对现场工作形成的分析性评论进行检查,自动更新审计调整事项;

  2.将调整后的试算平衡表以及审计调整建议电邮给客户;

  3.将《声明书》和更新后的ISA 260审计汇总文件电邮给客户;

  4.在客户相关人员认可管理层声明上的所述责任后,将一份签署过的审计报告连同发票邮寄或电邮给客户。

  执行上述工作步骤的前提是假定业务人员已经对所有客户文档的数据项进行了标准化。业务人员可将客户名称和地址字段、年末日期和其他日期、其他标准文档通过编程纳入到主文档中,主文档包括对接联络、审计工作规划清单等独立模板。如果想通过自动化最大限度地提高工作效率,那么,在整个事务所范围内进行标准化则是十分必要的。

  谨慎对待自动化进程

  在着手执行自动化项目之前,即便所涉及的自动化程度较低,业务人员仍需重视一系列注意事项:

  1.秉持务实态度,自动化初始进程所需的时间可能长于预期;

  2.花时间完善模板。如果模板存在错误,每次使用时,业务人员不得不进行纠错,这将大大增加自动化成本;

  3.尽量保证模板在不同客户之间的一致性。使用标准化的模板制定分析计划、财务报表、报表编码和文档索引,避免每执行一家小型企业审计业务,就必须对模板进行重新调整。

  总结

  业务自动化是一项耗时耗力的工程,不仅要求事务所高级管理人员具备项目管理技能,同时还需投入大量时间。但是,事务所一旦下定决心实施自动化,自动化也将在未来相当长的时间里给事务所带来数倍的回报。

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