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企业会计信息化工作规范解读之一 会计资料无纸化政策破冰

发布时间:2013-12-25 来源:财政部 阅读次数:

  一、有关背景

  信息技术的发展已经使电子资料能够代替纸面资料,然而受过去文件规定以及习惯和观念的束缚,企业不得不将电子会计资料输出为纸面文件,造成纸张、设备、能源、人力、储存空间的消耗。据某大型国企反映,该企业每年因会计资料打印所带来的各种成本耗费超过3,000万元。由此估算全国企业的耗费,保守的数字也达数亿元。平均计算,我国企业每天因会计资料打印而发生的成本超过100万元。

  信息化的价值和目标之一是取代手工作业和纸面文件。如果没有充分的理由,仅仅因为会计资料是电子形式而不予认可,则信息化的优势就大打折扣,也会挫伤企业开展会计信息化的积极性,阻碍会计信息化的深入发展。而且,会计资料的纸面要求,会进一步导致企业间交易摆脱不了纸面文件的传递,整个经济体系交易环节的信息化发展也受到制约,从而阻碍社会产品和服务模式的创新。

  从政策制度层面认可电子会计资料的有效性,免除企业对一定范围内会计资料的打印责任,是建设社会主义生态文明,促进社会整体信息化水平进一步提高的现实要求。《企业会计信息化工作规范》(以下简称工作规范)制定过程中,企业对会计资料无纸化的呼声十分强烈和急迫。为此,工作规范第四十条、第四十一条做了相应规定。尽管内容不多,这两条规定却在政策层面实现了无纸化的破冰,是工作规范的重要突破之一,对企业提高会计工作效率,乃至对整个社会的信息化应用的深入都将带来深刻的影响。

  二、条文解读

  尽管无纸化是方向,但从会计资料作为会计核算结果的证据和线索,具有保存价值来讲,会计资料无纸化也不是无条件的。工作规范第四十条、四十一条的规定有两层含义:一是会计资料可以无纸化管理;二是只有在保证会计事项可追述、可证明的条件下,才能对会计资料进行无纸化管理。

  两条规定的区别在于:第四十条是关于内部生成会计资料,而第四十一条是关于外部获取会计资料。

  (一)内部生成会计资料

  工作规范第四十条规定:

  企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料,同时满足下列条件的,可以不输出纸面资料:

  (一)所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务;

  (二)由企业信息系统自动生成;

  (三)可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出;

  (四)企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制;

  (五)企业对相关数据建立了电子备份制度,能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

  (六)企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。

  1.会计资料范围

  该条明确规定,可以无纸化管理的内部生成会计资料有会计凭证、账簿和辅助性会计资料。这里的会计凭证,包括原始凭证和记账凭证会计账簿包括总账、明细账和日记账,而辅助性会计资料则含义宽泛,包括固定资产卡片、项目辅助账、银行存款余额调节表等各种会计资料。

  2.业务范围

  对第(一)项条件,要注意准确理解“重复发生的日常业务”。这里的“重复发生”是指在一年内反复发生。这里的“日常”是指在企业的经营循环中可以预期将会发生的事项。

  例如:购销业务、固定资产折旧货币资金收付,这些业务比较明显属于重复发生的日常业务,相关的会计资料,如凭证、分类账、日记账、固定资产卡片、银行存款余额调节表,都属于满足该项条件的会计资料。企业每月结账,相关记账凭证同样满足这里的“重复发生的日常业务”条件。

  利润分配一般是每年进行一次,每次的发生的内容不完全相同,也不能预期一定会发生,因此不满足该项条件。债务重组、企业并购等事项,尽管有可能在一年内重复发生,但这种重复并不是企业经营循环中必然发生的事项,不可能预期,因此也不符合该项条件。

  做出该项规定的主要考虑是,企业会计资料绝大多与重复发生的日常业务有关,这些资料实现无纸化,就能达到节省社会资源的主要目的。而除此之外的业务,不仅数量少,而且一般来说风险大、重要程度高,在会计监督中,相关资料被查阅的可能性大;同时,由于这类业务没有固定规则,一般不可能由信息系统自动生成,而是以人工处理为主,因此应当留有纸面资料,以便查证。

  需要指出的是,一项会计业务同时涉及到多种会计资料,则应当分别判断各种会计资料是否满足该项条件。例如,债务重组是非日常业务,其原始凭证和记账凭证中记载的内容不属于“重复发生的日常业务”。但有关记账凭证的内容需要登记分类账,可能涉及到财务费用总账和明细账。财务费用的发生对于分类账来说,则应当属于“重复发生的日常业务”。

  3.电子会计资料的“原生”性

  第(二)项条件,本意是指“原生”电子会计资料。所谓“原生”是与“从纸面转换”相对应的。原生会计资料一般都与重复发生的日常业务相关。例如,对于电信企业,确认话费收入的分录是由业务结算系统传递数据,会计软件根据既定业务规则自动生成的,这种情况下的记账凭证就是原生电子资料。

  而如果一项原始凭证从纸面扫描为电子影像,或者将手工填写的记账凭证(例如利润分配)输入到会计软件中,这些电子资料就是“从纸面转换”的,而不是由信息系统自动生成。这些会计资料在归档前,应当保留原纸面资料,至于归档可以采取的形式,则属于归档管理问题,应遵循工作规范第四十二条。

  需要注意的是,上述“从纸面转换”是指直接转换,如果纸面会计资料转换为电子资料后,又经过进一步处理,继续转换为其他资料,则其他资料应当视为“原生”而非“转换”的。例如,一张纸面销售单录入到信息系统中,则这张销售单属于“转换”的原始凭证,但如果系统根据录入的销售数据自动生成了记账凭证,则该记账凭证就应当视为“原生”电子资料。

  4.可查询性

  第(三)项条件要求无纸化会计资料必须可供查询输出。这里的输出包括显示和打印。对于该项条件,要把握好“及时”以及“人类可读”两项要求。

  “及时”是指,电子会计资料应当随时处于“在线”状态,打开终端设备就可以访问到,而不需要复杂的技术准备过程。例如,有的企业转换会计软件后,由于原有软件中的数据不能迁移到新软件系统中,就将原有软件系统及相关服务器等保留在线运行。这一做法符合及时性要求。如果企业停止系统运行,将服务器关闭,脱离企业网络并闲置,这种情况下,资料的查询就需要重新上线,而且不能确保原有系统能够正常运行,也就不符合及时性要求。

  “人类可读”是相对于“计算机可读”而言,它包括两层含义:一是资料要以人类可以理解的形式呈现,而不是一堆计算机代码和纯数据,也就是说不仅要有数据,还要有能对这些数据进行解析的应用软件。这里的应用软件一般就是会计软件或者文档处理软件。例如,有的企业对于过去的会计资料只以刻录光盘的形式留存了数据库文件,而没有保留相关的会计软件,那么这些会计资料将无法查询并以正确形式呈现,这就不符合该项条件。二是呈现的方式应当符合会计领约定俗成的内容和格式,而不是体现特殊业务逻辑的内容格式。

  5.防篡改机制

  防止篡改是确保会计资料的证据和轨迹价值的基本要求。防篡改数据的机制是信息系统层面的问题,它不仅涉及会计软件功能,还涉及诸如系统安全、职责分工和流程设计等问题。但对企业而言,首先是选用的会计软件应当遵循工作规范第二章要求。此外,会计软件本身在设计上应当有防篡改机制,包括对数据库的加密,对各类系统操作权限的分离控制等。

  由于会计软件评审制度的取消,对会计软件的监管一度比较薄弱,造成目前市面上的一些商品化会计软件并不完全满足上述要求,例如,有的会计软件对数据库没有任何加密措施,完全开放,任何具备一定知识的人员都可以绕过会计软件直接对数据库进行编辑修改。有的会计软件提供反结账、反记账、反审核等各种逆向操作功能,且没有对操作内容详细日志记录,这种情况下,如果缺乏纸面资料制约,企业就可以为所欲为,失去了会计工作起码的严肃性。

  因此,实施会计资料无纸化管理,企业首先要对其会计软件进行评估,只有满足本项规定条件的才能进行。

  6.备份制度

  第(五)项条件,建立电子会计资料的备份制度,是保证会计资料安全的基本要求。电子资料相对纸面资料有更多的灭失风险因素。在会计资料打印输出的情况下,纸面资料与电子资料实际形成相互备份关系。而一旦不打印了,则对于电子资料的备份要求就应当增强。

  备份的方法手段很多,包括异地热备份、磁盘阵列、刻制光盘等,主要是技术层面问题,这里不做过多讨论。

  需要指出的是,该项提出的“有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”,对企业的要求是比较高的。例如,要防止人为破坏,需要建立对会计资料存储设备的物理保护措施,防止无关人员对设备的接触。对于小微企业来说,这些条件一般是达不到的。小微企业要实行会计资料的无纸化管理,可以采用大型会计软件厂商提供的会计软件云服务,以满足上述要求。大型会计软件厂商具有较强的实力和规模优势,一般具备完善的数据库备份体系。具备一定规模的会计代理记账机构也可能具备上述条件。

  7.建立索引

  建立会计资料索引体系,目的是保证会计资料的线索性和相互关联性。会计资料的量达到一定程度,可检索性就成为与安全性、真实性同等重要的一个问题。无法检索的资料,和没有资料没什么区别。所谓信息垃圾,就是这个意思。

  建立索引体系的要求,有三层含义:一是每类会计资料要有系统的编码措施,通过编码形成各类会计资料间的交叉索引,即通过一类资料可以向前向后追溯其他相关资料,保证线索不断。二是通过索引能够找到会计资料。对于纸面资料,索引必须包含资料的物理空间位置信息。对于电子资料,信息系统应能通过索引(编码)访问到资料数据。三是对电子资料和纸面资料要建立统一的索引体系。尽管储存方式不同,电子资料和纸面资料内在是有机联系的整体。在电子资料中,应当含有相关纸面资料的索引信息,在纸面资料索引中,也应当包含相关电子资料的索引信息,从而实现电子资料和纸面资料的互查。企业应当制定会计资料索引体系的总体检索规则,明确哪些资料是纸面存储,应当如何检索,哪些资料是电子存储,应当通过信息系统的何种功能路径访问。

  总之,企业实施会计资料无纸化不是随意、无条件的,要保证会计资料作为证据和轨迹的留存价值,同时也需要在会计资料保管效率要求和查询使用需求两者之间找到平衡。这就是工作规范做出上述规定的基本考虑。

  (二)外部获取会计资料

  工作规范第四十一条规定:

  企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料,同时满足下列条件的,可以不输出纸面资料:

  (一)会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名;

  (二)电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证;

  (三)满足第四十一条第(一)项、第(三)项、第(五)项和第(六)项规定的条件。

  1.会计资料范围

  外部获取会计资料是指所记载内容需要企业外部人员或者机构认可的会计资料。这类资料的范围比较广,主要是原始凭证,如发票银行回单等。此外,还包括银行对账单、购销合同等其他外部获取资料。需要注意的是,外部获取资料不等于外部制作的资料,一份会计资料由本企业制作,但经过了外部认可,也属于这里所说的外部获取会计资料。例如,产品订购单,一般来说其格式和项目是由本企业设计,但如果需要客户的签章确认,就属于外部获取会计资料。

  2.电子签名

  外部人员或者机构对会计资料的确认,在形式上体现为签字或者盖章。对于电子资料来说,也就是要有电子签名。因此,工作规范第四十一条大部分引用了第四十条规定,与之不同的是加入了两项关于电子签名的条件。

  (1)什么是电子签名

  根据我国《电子签名法》第二条,电子签名“是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据”。该法第十四条还规定,“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。

  简单地理解,电子签名就是电子文件上的签章。由于其效力得到法律的确认,电子签名使需要相关方认可的电子文件能够代替纸面文件成为证据使用。这正是外部获取会计资料无纸化的法律依据。

  事实上,电子签名不仅可以达到纸面签章的效果,而且其可靠性是纸面签章以及任何纸面防伪技术不可比的。电子签名技术能确保经签名的电子数据一旦被篡改即能被发现,从而保证电子数据的真实性和完整性。这也是第四十一条未引用第四十条第(四)项条件的原因。

  《电子签名法》施行后,电子签名在国内电子金融、电子政务和电子商务领域得到广泛应用。支持会计资料无纸化的成熟技术和市场环境已经形成。

  电子商业汇票是人民银行主导的一项电子签名应用。目前,相当一部分商业汇票从出票、承兑背书到兑付全程都已实现电子化,整个汇票生命周期没有任何纸质文件生成。截止2012年10月底,接入电子商业汇票系统的机构共有338家,2009年10月28日至2012年10月31日,电子商业汇票系统处理电子商业汇票业务总数为2,183,090笔,金额61,449.44亿。这充分说明了电子签名技术的高可靠性。同时,电子汇票的案例也说明,目前在一些领域实务中,纸面凭证已不复存在。

  电子签名在政务领域也有多项成功应用。例如,北京海南广西甘肃等多地国家税务局和地方税务局将电子签名用于无纸化税务申报工作。这些地区企业向税务局的纳税申报完全通过网络进行,不再报送纸面材料。部分地方还将此项工作进一步延伸,实现了网上实时缴税。

  在商务和其他社会应用方面,电子签名也大显身手,在很多领域实现了无纸化。联想等一批公司将电子签名应用于销售订货业务中,实现销售订单管理无纸化。不少医院利用电子签名实现了病历档案管理的完全无纸化。一些保险公司利用电子签名,通过移动电子设备实现保单销售无纸化,提高保单销售处理的速度和销量。

  (2)工作规范对电子签名的要求

  工作规范第四十条第(一)项规定,无纸化管理的外部获取会计资料必须附有电子签名。这里要注意两个要求:一是电子签名应当是对会计资料进行认可的外部个人或者机构的,而不是企业自身的;二是电子签名应当是“可靠的”。

  根据《电子签名法》第十三条,可靠的电子签名必须同时符合以下条件:“(一)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;(二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;(三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现;(四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现”。

  工作规范第四十条第(二)项进一步规定,电子签名应当经第三方认证。所谓第三方认证,是指用于电子签名的数字证书(即《电子签名法》中所说的“电子签名制作数据”)由独立于交易双方的第三方中介机构签发,所生成的电子签名真实性由该第三方进行鉴定的机制。提出第三方认证要求,是为进一步提高电子会计资料的公信力。例如,目前银行普遍开展电子银行服务,客户通过互联网发出转账、付款等各项指令,就附有电子签名。其中,有的银行使用的是第三方认证,有的银行是自己认证。对于自己认证的情况,如果银行与客户之间就某笔业务存在争议,则银行依据自己的认证结论为自己提供证据就显得公信力不足。对于电子银行业务来说,如果采用第三方认证,则银行和客户企业双方所得到的交易凭据数据的公信力都能得到保证。

  工作规范要求电子签名经符合《电子签名法》的第三方认证,也就是要由依据该法设立的电子认证服务机构来提供证书发放和签名鉴定等服务。根据《电子签名法》,电子认证服务机构的设立由国务院信息产业主管部门审批。公众可以通过工信部网站查询依法设立的电子认证服务机构名录。

  工作规范第四十一条规定,对银行等具有广泛客户群体的企业来说,不仅可以提高自身工作效率,而且,还为其改进客户服务,进一步提高竞争力提供了契机。例如,银行可以在电子回单中加入第三方认证的电子签名,使客户企业不再需要纸面回单,提高客户企业会计工作效率。

  三、相关问题

  企业开展会计资料无纸化管理,还应当注意以下问题:

  (一)会计监督与无纸化

  符合条件的企业对会计资料进行无纸化管理,意味着对企业开展会计监督,包括注册会计师审计和政府监管机构的检查,都不能要求企业提供全套纸面会计资料。但是,企业应当对会计监督工作提供必要的帮助和支持,对于监督人员需要查阅和输出的电子资料,包括需要作为证据带走的电子会计资料,企业仍应当根据要求查询、打印,必要时进行签章确认。

  (二)电子会计资料的格式

  工作规范所称的电子会计资料,并未限定其格式。无论其是以数据库、XBRL等结构化形式存在,还是以HTML、PDF、Excel、Word等非结构化形式存在,无论其由会计信息系统管理、还是由专门的档案系统管理,只要符合工作规范规定的条件,都可以不输出纸面资料。

  例如,一张自动生成的记账凭证,最初以数据库形式存放于会计信息系统中,后来按照企业档案管理统一要求转换为PDF文件存放于企业档案管理系统中并能通过该系统随时查询的打印,则可以视为满足第四十条第(三)项规定的条件。

  (三)与会计档案管理规定的衔接

  应当指出的是,会计资料和会计档案是不同的概念。会计资料的范围比会计档案更广,会计档案是会计资料,但不是所有会计资料都是会计档案,只有具有长期保存价值并归档保存的会计资料属于会计档案。工作规范第四十条、第四十一条规定的是会计资料无纸化条件,而对于哪些会计资料属于会计档案,何时归档,归档应当采取何种形式,则应当按照工作规范第四十二条,“遵循国家有关会计档案管理的规定”。

  这里的“会计档案管理的规定”,是指财政部和国家档案局制定的《会计档案管理办法》。目前,该办法正在修订中,对于会计档案的电子化管理问题,将采取与工作规范一致的原则。按照现行《会计档案管理办法》第六条规定,当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,一年之后再归档。因此,企业对于电子会计资料归档管理的时点问题,可暂按上述规定执行,归档前,电子会计资料的管理遵循工作规范的规定。